Cómo mejorar la concentración en el trabajo es uno de los grandes desafíos de las oficinas actuales, especialmente tras el boom de los open space y el incremento de las vídeollamadas tras la pandemia.
Las distracciones y ruidos en la oficina son una de las principales causas de la falta de concentración en el trabajo: conversaciones de compañeros de trabajo, teléfonos que suenan, dispositivos electrónicos, etc. Según un estudio de Steelcase, cada empleado pierde una media de 86 minutos al día debido a distracciones e interrupciones en su oficina, somos interrumpidos cada 3 minutos y tardamos unos 23 minutos de media en volver a centrarnos en la tarea que estábamos realizando antes de la distracción.
Pero no solo hablamos de interrupciones, la falta de privacidad y la falta de un espacio de trabajo adecuado también pueden dificultar la capacidad de concentración en la oficina. Por ejemplo, los espacios amplios y luminosos favorecen la disposición a la motivación y al trabajo, al contrario que los espacios lúgubres, que limitan la capacidad de concentración y el ánimo.
La solución parece estar en la oficina híbrida, un sistema que están adoptando la mayoría de las empresas, donde se combinan los espacios abiertos y cerrados para poder elegir en función de las necesidades de la tarea que se va a llevar a cabo o del estado anímico de las personas.
El diseño de la oficina, clave para la concentración en el trabajo
Para que una oficina sea realmente eficaz, y al mismo tiempo promueva y mejore el bienestar de los empleados, debe contar con una variada tipología de espacios, diseñados para la diferentes funciones y momentos. Las oficinas modernas, en este sentido, cuentan con espacios para la colaboración, áreas sociales, informales… pero también con ambientes específicos para la privacidad y concentración de los trabajadores. Un lugar de trabajo exitoso deberá estar provisto con el ratio adecuado de espacios abiertos y salas cerradas, que favorezcan los momentos de concentración.
Espacios de concentración en la oficina
Afortunadamente, por lo tanto, con un buen diseño de oficina, es posible crear un entorno que promueva tanto la colaboración como la concentración. Aquí exploramos tipos de espacios que facilitan la concentración en un open space.
Los puestos operativos
Aunque a veces parezca la contrario, los puestos operativos son uno de los espacios de concentración más importantes en una oficina. En su diseño, debe tenerse en cuenta la necesidad de privacidad del usuario y/o de comunicación con sus compañeros, y por lo tanto, su disposición, aislamiento (visual y/o sonoro) y equipamiento marcarán la diferencia.
Cabinas acústicas, un oasis de silencio en medio del bullicio
Las cabinas son una de las soluciones más efectivas para quienes necesitan escapar del ruido y encontrar un lugar donde concentrarse sin interrupciones. Estas cabinas, que suelen estar insonorizadas, permiten a los empleados realizar tareas que requieren un alto nivel de concentración, sin verse afectados por las conversaciones y el ruido ambiental de la oficina abierta.
Las cabinas acústicas pueden ser de diferentes tamaños, desde cabinas individuales para llamadas telefónicas o sesiones de trabajo intenso, hasta cabinas más grandes que pueden albergar reuniones pequeñas sin perturbar a los demás. Al proporcionar espacios de trabajo completamente silenciosos dentro de un entorno abierto, las cabinas acústicas permiten a los empleados desconectar del entorno y sumergirse en sus tareas.
Para llamadas privadas y concentración rápida
Otra opción son esos espacios o salas pequeñas pensadas simplemente para llamadas privadas o videollamadas que suelen encontrarse a lo largo de la oficina. Proporcionan una solución simple y eficiente para evitar que estas conversaciones afecten a todo el equipo.
Estos espacios también pueden ser ideales para tareas cortas que requieren enfoque, como redactar correos importantes o revisar documentos clave. Al permitir que los empleados se retiren momentáneamente de la agitación del espacio abierto, los phone booths contribuyen a un entorno de trabajo más equilibrado y productivo.
Espacios dedicados al trabajo concentrado y/o privado
Otra estrategia eficaz es la creación de zonas de concentración dentro del espacio abierto. Normalmente, se colocan en áreas más apartadas de la oficina, lejos de los espacios colaborativos o de tránsito frecuente.
Zonas de descanso y espacios de «desconexión»
Las zonas de descanso o de desconexión también son fundamentales para facilitar la concentración en un espacio abierto. Estas áreas están diseñadas para que los empleados tomen breves pausas durante el día, lo que les permite recuperar energía y mantener un mejor enfoque en las tareas cuando regresan a su escritorio.
Sala wellness y áreas con sillones cómodos, iluminación tenue y decoración relajante ofrecen un respiro del trabajo intenso. Estos espacios son ideales para aquellos momentos en los que un trabajador necesita cambiar de escenario, relajarse brevemente y luego volver a concentrarse con mayor claridad.
Espacios de trabajo flexibles: Adaptabilidad para diferentes estilos de concentración
Cada empleado tiene un estilo de trabajo diferente, o diferentes necesidades en momentos distintos, por lo que es clave diseñar un espacio abierto que ofrezca espacios de trabajo flexibles. Esto incluye zonas de trabajo individuales y áreas compartidas que se pueden configurar para satisfacer distintas requerimientos.
Algunos trabajadores pueden preferir un ambiente de «ruido blanco» para concentrarse, mientras que otros requieren un silencio absoluto. Diseñar un espacio que permita ajustar estos niveles según las preferencias personales, aumenta también la capacidad de adaptación del entorno y mejora la concentración general.
Tecnología de apoyo para minimizar distracciones
Además del diseño físico, el uso de tecnologías también marcará una gran diferencia en la concentración. Volvemos a poner en valor una vez más el triángulo: personas, espacio y tecnología. Herramientas como aplicaciones de gestión del tiempo, paneles que muestran si una sala de reuniones está disponible o sistemas de cancelación de ruido en áreas comunes pueden ayudar a minimizar distracciones y optimizar la productividad.
Asimismo, la instalación de sistemas inteligentes de iluminación y climatización permite personalizar el entorno de trabajo según las necesidades específicas de cada empleado, creando un espacio cómodo y adaptado para el trabajo concentrado.
Greentecture como aliada de la concentración
La Greentecture, o arquitectura conectada con la naturaleza, ha demostrado tener efectos positivos sobre la concentración y el bienestar en general. La naturaleza no solo mejora la calidad del aire, por ejemplo, las plantas ayudan a reducir el ruido de fondo en un open space, actuando como barreras naturales. Además, la presencia de la naturaleza tiene un impacto calmante, lo que reduce el estrés y facilita la concentración.
Elementos fonoabsorbentes, claves en el confort de la oficina
Por último, reseñamos en este repaso que incluir elementos fonoabsorbentes en las paredes, techos y otros elementos estructurales de una oficina es crucial para mejorar el confort acústico y la productividad en espacios abiertos. Estos materiales, como paneles acústicos, alfombras o revestimientos especiales, ayudan a reducir el ruido ambiental y las reverberaciones que pueden distraer a los empleados. Al absorber los sonidos, crean un entorno más tranquilo y propicio para la concentración, facilitando tanto la comunicación en reuniones como el trabajo individual.
Un ambiente acústicamente equilibrado mejora el bienestar, reduciendo el estrés y la fatiga auditiva, lo que resulta en una mayor satisfacción laboral.
Por lo tanto, el reto de un open space no debe ser visto como un problema inevitable, sino como una oportunidad para rediseñar el entorno laboral de manera más inteligente y con foco en las personas.
