El último año y medio ha supuesto una auténtica revolución en nuestra forma de trabajar y un cambio de concepto en la gestión de espacios de trabajo. Ahora la oficina ya no es un lugar al que ir, sino “una forma de estar”, estemos donde estemos. Y esto es posible gracias, principalmente, a las nuevas culturas corporativas y a las tecnologías de digitalización, colaboración y comunicación en remoto.
El sistema de trabajo híbrido que están adoptando la mayoría de las empresas implica un cambio de modelo, caracterizado por una estructura de espacios de trabajo cada vez más horizontal y descentralizada, y un concepto de oficina flexible que debe aportar la misma experiencia allí donde esté ubicada.
Las oficinas han adquirido, además, un nuevo rol socializador e inspiracional, clave en la imagen de las organizaciones. Esto conlleva un rediseño hacia espacios para la interacción. De hecho, tienen cada vez más protagonismo las áreas de networking y los espacios compartidos.
En este nuevo escenario, es totalmente imprescindible impulsar una transformación digital de las empresas para trabajar eficazmente en modelos híbridos, que vaya acompañada de un cambio de cultura corporativa y por competencias digitales para toda la plantilla.
Sin embargo, muchas empresas han tenido que evolucionar hacia un modelo digital sin estar completamente preparadas, ni cultural ni tecnológicamente para ello.
Estamos en la cúspide de grandes cambios impulsados por la tecnología, que hacen ya que la jornada de trabajo sea más productiva: Controles personalizados de temperatura e iluminación, gestión de suministros, comunicaciones remotas… e incluso mapeo de personas y de sus hábitos de trabajo.
La tecnología ha llegado también para reforzar las políticas de salud y seguridad en los centros de trabajo. El regreso a las oficinas implica considerar nuevas medidas de seguridad para asegurar el distanciamiento social y los aforos máximos.
La tecnología en la gestión de espacios de trabajo
La adaptación de las oficinas a la nueva normalidad no puede quedarse en instalar mamparas protectoras. Cada vez más empresas, por ejemplo, optan por instalar sistemas de reserva de espacios que permiten hacer una gestión de espacios óptima y segura. Esta tecnología ayuda a las empresas a gestionar aforos, respetar las capacidades de las salas y a liberar, de manera inteligente, los espacios no utilizados.
Esta tecnología es también una gran aliada en la gestión de otras áreas como el comedor o el parking, y en la gestión de puestos de trabajo no territoriales. Permiten gestionar la asignación de puestos según la necesidad de usuarios individuales o equipos al completo.
La integración de estos sistemas de reserva con nuestras herramientas de trabajo habituales, como Microsoft Exchange o Google Suite, entre otras, nos permiten por ejemplo, que en la misma convocatoria de reunión podamos reservar las salas y los recursos que vamos a necesitar.
Por otra parte, la predicción de que algunos participantes de cada reunión siempre estarán en remoto, impone la necesidad de implementar vídeo y audio en todas las salas o espacios colaborativos. Esta interacción permite un regreso más seguro al trabajo y una mejora del sentido de conexión entre los trabajadores.
Es el momento de seguir aprovechando todas las ventajas que nos brinda la tecnología en gestión de espacios para trabajar de forma flexible, cómoda y segura.
